Hét online taaladviespunt HvA en UvA

Vergaderen

Tijdens je studie of werk moet je veel vergaderen. Vergaderen is tijdrovend en het is alleen zinvol als het efficiënt en effectief gebeurt. Daarom is het belangrijk dat een vergadering goed wordt voorbereid, dat er een agenda is en dat het doel van de vergadering voor alle deelnemers duidelijk is. Wanneer je zo te werk gaat, bereik je sneller onderlinge overeenstemming en kost het nemen van besluiten minder tijd.

 

Het proces

Om een vergadering efficiënt en gestructureerd te laten verlopen is het belangrijk dat alle deelnemers voor de vergadering en per agendapunt op de hoogte zijn van ODAT: 

Onderwerp: waarover praten we?

Doel: waarom / met welk doel praten we over dit onderwerp?

Aanpak: hoe /op welke manier praten we over dit onderwerp?

Tijd: hoe lang praten we over dit onderwerp?

 

De rollen

Om een vergadering goed te laten verlopen is er een bepaalde rolverdeling nodig. De belangrijkste rollen zijn die van voorzitter, notulist en deelnemer.

Taken voorzitter

  • Vergadering voorbereiden en leiden
  • Agenda opstellen en deze vooraf aan de deelnemers sturen
  • Vergadering openen
  • Agendapunten inleiden en doel en tijd bewaken
  • Gespreksbeurten verdelen (mensen het woord geven)
  • De orde en de sfeer bewaken
  • Besluitvorming stimuleren
  • Samenvatting geven
  • Vergadering sluiten

 

Taken notulist

  • Zich goed op de vergadering voorbereiden
  • Goed luisteren en belangrijke informatie noteren
  • Indien nodig om verduidelijking vragen
  • Gemaakte afspraken en besluiten controleren
Taken deelnemer
  • Voorafgaand aan de vergadering de agenda en alle bijgevoegde stukken bestuderen
  • Over een mogelijke inbreng nadenken
  • Tijdens de vergadering een actieve bijdrage leveren
  • Zich medeverantwoordelijk voor het proces en de sfeer van de vergadering voelen

 

De agenda

De voorzitter maakt de agenda en zorgt dat alle deelnemers deze een paar dagen voorafgaand aan de vergadering ontvangen. Een agenda heeft meestal ongeveer dezelfde inhoud:

 

Model voor een agenda

  1. Opening
  2. Notulen van de vorige vergadering
  3. Mededelingen
  4. Agendapunten (dit aantal verschilt per vergadering)
  5. W.v.t.t.k. ( = Wat verder ter tafel komt)
  6. Rondvraag
  7. Sluiting

 

De notulen

Er zijn verschillende redenen om notulen te maken:

  • Besluiten en afspraken worden vastgelegd
  • Afwezigen kunnen in de notulen nalezen wat er besproken en besloten is
  • Deelnemers aan de vergadering kunnen achteraf opdrachten, afspraken en besluiten nog eens nalezen

 

Er zijn verschillende soorten notulen:

 

Uitgebreide notulen
Bij uitgebreide notulen wordt de hele inhoud en het hele verloop van de vergadering schriftelijk vastgelegd. Er wordt vastgelegd wie wat waarover heeft gezegd, hoe daarop gereageerd werd, welke conclusies er getrokken werden en welke afspraken er gemaakt werden. Uitgebreide notulen zijn van belang als men niet alleen de besluiten wil nalezen, maar ook het hele proces dat geleid heeft tot die besluiten. Dit leidt uiteraard tot zeer uitgebreide verslagen.

 

Kort zakelijk verslag
Meestal is een kort zakelijk verslag voldoende. In een zakelijk verslag staat de inhoud centraal. Meestal staan hierin alleen de conclusies en besluiten met daarbij de belangrijkste argumenten op grond waarvan men tot die besluiten is gekomen.

 

Besluitenlijst
De notulen eindigen vaak met een besluitenlijst. Hierin staan kort en overzichtelijk de besluiten onder elkaar. Ook kan besloten worden dat alleen een besluitenlijst voldoende is. In dat geval beperkt de notulist zich tot het noteren van wat er in de vergadering wordt besloten en wie welke actie gaat ondernemen.